久元 喜造ブログ

就活の記事があふれていますが、この本はあまりにも面白くて、あっという間に読んでしまいました。
著書の肩書きは、「公務員試験評論家」。
こんな職業があるのですね。

著者は、この分野のウォッチャーだけあって、地方公務員が「都道府県庁や市役所という地方自治体単位で採用され、特に事務職採用者の人事異動の範囲はその自治体が行うほとんどすべての行政に及ぶ」ことを正しく理解しておられます。
そして、幅広い範囲で異動させられることを指摘した上で、こう述べます。

「そもそも公務員の仕事のなかには、「ときにはやりがいがないかもしれないけれども、どこかで誰かが、まじめにやらないといけない仕事」が相当含まれている。そして、辞令一本で、やれと言われた仕事にはNOとは言えず、淡々とこなすしかない」

確かに、内容が異なるさまざまな部署に脈絡なく異動させるような人事をしていると、専門性は身につかず、優れた人材は育たないでしょう。
優れた人材を採用しようとするなら、採用する側に、人材育成に関する確固たる方針がなければなりません。
きれいなパンフレットや見栄えのよいウェブサイトをつくることは二の次です。

著者は、「やりがいのある仕事」と、そうでない仕事が初めから截然と分かれて存在していることを前提にされているようですが、そのような状況があるとするなら、改めなければなりません。
一見やりがいがないように見えるかもしれない仕事に、いかにやりがいを持って取り組めるようにするかについて、衆知を結集することが必要です。

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英語による政策討議（日本語禁止）を市役所内でときどき開催していますが、昨年9月7日の会議では、神戸に引っ越して来られた外国人市民に行政がどのように対応しているのかについて議論しました。
参加してくれた職員は、言いっぱなしに終わらず、15の具体的な提言にとりまとめてくれました。
それらの中には、多言語によるホームページの充実、医療通訳の活用など多少時間がかかるものもありますが、すでに動き出しているものもあります。

垂水区役所で始まった、多言語対応可能な職員によるサービスは、その一例です。
まず、区役所で対応可能な職員（通称：タープ）の名簿を作成します。
英語対応ができる職員10名、中国語対応可能職員3名、ハングル対応可能職員1名が登録されました。
「自分の業務おいては対応可」「日常会話程度」といった対応レベルも申告します。
タープは、来庁者がすぐにわかるように、専用の名札とバッジを着用します。

また、タープの名簿は区役所内で共有され、外国人住民の方が窓口に来られた時は、担当職員が対応可能なタープに通訳などを依頼します。
通訳業務終了後は、タープは、簡単な報告書をつくって総務課に提出します。
すでにオーストラリア、中国、米国、ネパール、シリア、ウクライナなどの国籍の方にタープによる対応が行われています。

また、垂水区役所では、英語ができる職員が講師になり、昼休みに簡単な英会話を指導する「イングリッシュ・カフェ」も行われています。
職員自身の発案によるこのような取り組みは貴重であり、ほかの区でも取り組んでほしいと期待しています。

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先日、あるパーティーで、市立小学校の校長先生からこう話しかけられました。
「市役所からの資料の配布がものすごく減り、助かっています。市役所内に徹底していただいたおかげです」

私は、小中学校の先生方の多忙化の原因のひとつに、学校現場に膨大な事務仕事を持ち込んでいることがあるのではないかと想像してきました。
ある校長先生から、こんな実態も聞かされました。
市役所のある課から資料を児童に配布するようメールが送られてきたのですが、そのメールには、資料のダウンロード元の url が記されてあり、ここからダウンロードして印刷するようにとの指示だったそうです。
しかしその url が不正確で、資料にたどり着くのに30分もかかったとのことでした。
そして資料をダウンロードし、印刷して、各学級ごとに分け、担任の先生に配布してもらったのだそうです。

市役所の各組織がこんな馬鹿げたことを競うようにやっていたのでは、学校現場はたまったものではありません。
そこで、昨年の10月9日付けで、学校園への配布物の送付を原則禁止する通知を出しました。
また、児童生徒本人に直接連絡する必要があるものなど、例外的に送付する資料についても、仕分けしやすいよう40部ごとに仕切紙等の目印を入れることにしました。

先ほどの校長先生のお話からは、この通知が効果を挙げているように感じました。
もちろん、現場の実態はさまざまですから決して安心はできませんが、まずは一歩前進のようです。

多忙化の背景にはさまざまな要因があり（2016年1月13日のブログ）、それらをひとつずつ取り除いていく努力が求められます。

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文書管理は、行政の基本です。
2014年8月4日のブログ でも書きましたが、文書は、適正に作成され、保存年限に従って正しく保存され、情報公開条例に従って適正に公開される必要があります。

残念ながら、国や地方自治体の文書管理には問題がある場合が多いのが実情です。
その背景として、役所で作成される文書は多岐にわたり、膨大で、担当者が頻繁に異動するため、文書管理という地味な仕事はどうしても後回しになるという事情が挙げられます。
また、文書管理なんか担当に任せておけばよいという傾向は、国の府省や自治体の幹部職員の間に広く見られます。
しかしながら、ずさんな文書管理は、公務能率の低下を招き、またときには致命傷になりかねないことも、薬害エイズ事件など過去の事案が教えるところです。
こういう風潮の中では、文書管理改革には、相当の覚悟が要ります。

私はどのような行政組織に属しているときでも、文書管理に注意を払ってきました。
総務省に勤務していた時は、しばしば局内、部内の全職員に宛てて、 適正な文書管理を求めるメールを送り、書庫などにも出向いて改善状況を点検していました。
（たとえば、選挙部長在任中の  2007年7月23日付のメール）

神戸市役所においても、 市長就任直後に行った職員アンケートでは、たくさんの職員から文書管理の問題点が指摘されていました。
正直、問題を指摘するだけで、自分たちで改善しようという動きが見られないのは残念です。
そこで、さらに思い切った文書管理の改善を実施することとし、市内に新たな文書庫の設置も行い、先日、搬入状況を副市長とともに見に行きました。
地味だけれども当たり前の仕事をなおざりにしてはなりません。

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