パワポの活用について、先日のブログ で、内部での議論には要らないのではないか、と記しました。
パワポ資料の作成にはかなりの手間がかかるはずで、「働き方改革」の面からも内部説明のための労力は減らすべきではないかと考えたからです。
私への説明を含め、内部事務に使う手間暇は、市民のために使われるべきです。
ところが、民間企業の方から、市役所職員の話として、奇妙なことを聞きました。
市役所でのパワポの使用が禁止になった、というのです。
その職員の話によれば、民間のみなさんも入る会議で、会議の議題について説明するためにパワポで資料をつくったところ、上司から「パワポで資料をつくらないようお達しが来た」と言われ、つくり直すよう指示された、というのです。
愕然としました。
市民のみなさんをはじめ、市役所の外部への説明はできるだけ分かり易く行うことが大事で、パワポはそのための有力な手段です。
どうしてこんなことになってしまうのでしょうか？
市長・副市長会議での結論は、各局の主管課長が出席する会議で示され、局内などに周知されます。
この会議で説明した福島国武秘書課長の話では、「パワポをなるべく使わないようにするのは、内部事務を減らし、職員の負担を軽減するためであって、外部への説明には引き続き使ってください、ということを繰り返し説明しました」とのことでした。
組織の中で伝言ゲームのようなことが起き、趣旨が伴わず、結論だけが伝わっていったのでしょうか。
大きな組織の中で意思疎通を図る難しさを改めて痛感させられました。
繰り返し、繰り返し、「働き方改革」の趣旨を説明し、疑問に答えていく以外、方策はなさそうです。
