久元 喜造ブログ

市長公印に関する事務改善


市役所前で献血キャンペーンがあり、献血車の待合椅子で、20代と思しき若い職員と隣り合わせになったことがありました。(2018年5月10日のブログ
彼は出先機関の職員で、大きな布袋にたくさんの書類を入れ、片道約1時間かけて市役所に来ていました。
決裁済みの書類に市長印を押すためでした。

こんな仕事の仕方は改めたいと問題提起をしたところ、行財政局がさっそく改善案を考えてくれました。
これまでは、この職員のように、市長公印を押す必要があるときは、決裁文書を公印窓口(行財政局総務課)へ持参し、一枚ずつ文書に押印しなければなりませんでした。
大量の定型文書については、印影が印刷された文書を作成しますが、多くの場合、出先機関の職員は、決裁文書を抱え、市役所に出向く必要がありました。

行財政局の改革案は、これを改め、庁内メールで公印申請をできるようにするものです。
文書管理・電子決裁システムを使用し、市長の押印が必要な文書を添付してメールで申請すると、決裁どおりの文書であることを確認の上、市長公印が押された文書が返送されます。
すでに、6月11日(月)から実施しています。

今回は、たまたま献血車で職員から話を聞き、改善につながりましたが、事務改善は、職員のみなさん自身の自発的な発想や提案により進めてほしいと思います。
たとえば、市長の権限を出先機関の長への事務委任することなどが考えられます。
私が事細かな指示を出すと、うんざり感が広がるでしょう。
しかし、何も言わなければ改革が進まないのも困ります。
職員のみなさんからの積極的な提案と実行が必要です。

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